Kerangka Perancangan Strategik berkualiti

GARIS PANDUAN UNTUK MEMBINA PERANCANGAN STRATEGIK BERKUALITI

DISEDIAKAN OLEH:
MUHAMAD BUSTAMAN BIN HAJI ABDUL MANAF
Jabatan Perancangan dan Pembangunan Program Latihan
INSTITUT AMINUDDIN BAKI, KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA


PROSES UTAMA 1
PRA PERANCANGAN
1. Menubuh jawatankuasa pembinaan dan pelaksanaan perancangan strategik dan membuat pembahagian tugas untuk pengumpulan maklumat
2. Pengumpulan maklumat tentang:
a. Latar belakang organisasi
b. Pencapaian organisasi yang lepas (dalam semua aspek)
c. Laporan analisis prestasi program/strategi lepas

3. Mengenalpasti mandat dan arahan-arahan terkini dari stakeholder
4. Mengatur satu sesi taklimat kepada semua staf terhadap konsep dan faedah pembinaan perancangan strategik bagi meningkatkan tahap kesediaan dan komitmen semua anggota organisasi untuk proses membina dan melaksanakan perancangan strategik atau perubahan baru.
5. Membina plan untuk membina perancangan strategik khususnya jika bengkel pembinaan perancangan diadakan di luar.







PROSES UTAMA 2
MENDEFINISIKAN HALATUJU ORGANISASI

1. Menyemak Mandat (Akta, Dasar Kerajaan, Pekeliling-pekeling)
2. Menyemak pernyataan Misi
3. Menyemak pernyataan Visi
4. Menyemak pernyataan Piagam Pelanggan
5. Menyemak pernyataan Moto/Slogan, Logo dan Warna organisasi
6. Membuat penambahbaikan bagi semua perkara di atas, jika perlu.



PROSES UTAMA 3
ANALISA MAKLUMAT PERSEKITARAN

1. Persekitaran Dalam Organisasi (khususnya tentang Kekuatan & kelemahan)
2. Persekitaran Luar Organisasi (PEST: Khususnya tentang peluang dan Ancaman/Cabaran)



PROSES UTAMA 4
PEMBINAAN STRATEGI

1. Mengenalpasti dan memilih Isu-Isu Strategik yang boleh dijadikan keutamaan (priority)
2. Membina Matlamat
3. Menetapkan Objektif: Jangka Panjang dan Jangka Pendek ( untuk setiap matlamat yang telah ditetapkan) berdasarkan kepada bahagian 2 di atasdan Indikator Prestasi Utama (KPI) dan sasarannya
4. Menjana dan memilih strategi bagi mempastikan tercapainya setiap objektif yang telah ditetapkan
5. Membina Pelan Tindakan/Taktikal, Pelan Operasi/huraian kerja (prosedur kerja) dan Pelan Kontigensi bagi setiap strategi yang dipilih untuk dilaksanakan.


PROSES UTAMA 5
PELAKSANAAN PELAN STRATEGIK

1. Membuat perancangan strategi untuk penyampaian dan pelaksanaan Pelan Strategik secara berkesan dengan memberi lebih perhatian kepada isu-isu berikut: Kepimpinan berkesan, Mengurus Perubahan secara strategik, Memupuk Budaya Kerja Berpasukan, Pembinaan Iklim Kerja yang kondusif (Quality of Work Life), motivasi staf dan Pengurusan Berasaskan Prestasi.
2. Menjalan aktiviti penyeliaan, pengauditan dan penilaian keberkesanan atau impak setiap strategi atau pelan tindakan yang dilaksanakan secara berjadual dan sistematik berasaskan pendekatan Balanced Scorecard
3. Mengurus sistem penyimpanan rekod kepada proses/ tindakan yang dilaksanakan dengan sistematik
4. Mengambil tindakan pembetulan dan penambahbaikan proses kerja secara berterusan.
5. Membuat mesyuarat kajian semula bagi mengkaji prestasi pelaksanaan Pelan Strategik secara sistematik dan berjadual (sekurang-kurangnya sekali dalam setahun operasi) dan Kajian Semakan Semula (Pertengahan Penggal) secara menyeluruh (intensif) pada tahun ketiga prestasi pelaksanaan pelan strategik.





OLEH

MUHAMAD BUSTAMAN BIN HAJI ABDUL MANAF
Ketua Jabatan
Jabatan Pengurusan Kualiti
INSTITUT AMINUDDIN BAKI
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA




Pernyataan-pernyataan berikut boleh membantu untuk menjadikan proses menjana strategi dan pelaksanaan strategi organisasi anda lebih mudah, berkesan, produktif dan berkualiti.


FASA SATU: Sebelum membina perancangan strategik, iaitu pra-perancangan. Adakah aktiviti-aktiviti berikut dilakukan?
Catatan
1.(Ya/Tidak)
2. Ulasan dan tindakan

1.1 Mengadakan satu sesi taklimat kepada semua staf terhadap tujuan dan faedah pembinaan perancangan strategik bagi meningkatkan tahap kesediaan dan komitmen semua anggota organisasi untuk proses membina dan melaksanakan perancangan strategik atau perubahan baru.

1.2 Menubuh jawatankuasa kerja untuk membina perancangan strategik dan senarai tugas setiap ahli jawatankuasanya.



1.3 Mengumpul maklumat organisasi tentang:
i. Latar belakang organisasi ( bagi yang pertama kali: organisasi atau ketua jabatan baru)
ii. Pencapaian organisasi yang lepas (dalam semua aspek)
ii. Pencapaian terbaik dalam sejarah organisasi
iii. Laporan analisis prestasi program/projek (strategi) tahun sebelum
iv. Laporan status prestasi semasa.
v. Pencapaian terbaik setiap bidang utama organisasi lain di peringkat zon, daerah, negeri atau kebangsaan untuk penandaarasan
vi. Analisis prestasi perancangan strategik lepas
1.4 Mengenalpasti mandat kerajaan yang terkini?

1.5 Menjadikan perancangan strategik sebagai tugas utama setiap staf kanan/ketua bahagian/ketua jabatan/ketua unit/ketua panatia
1.6 Memberi latihan peningkatan kefahaman dan kemahiran perancangan strategik secara khusus dan mendalam kepada semua staf
1.7 Membina jadual kerja pelaksanaan perancangan strategik (khususnya jika bengkel diadakan di luar)


FASA KEDUA: PENETAPAN HAJATUJU ORGANISASI

2.1 Menganalisa mandat dari stakeholder (kerajaan) – Peraturan dan Dasar Kerajaan

2.2 Semak pernyataan misi organisasi (Pastikan ia boleh mejawab soalan berikut)
a. Tujuan atau sebab organisasi ditubuhkan? (What is our basic purpose or Why do we exist?)
b. Kepada siapakah perkhidmatan diberikan? (pelanggan) (Who we serve? , as our customers: geography, segments, names)
c. Apakah hasil akhir yang diingini? (What we produce - outcome benefits: products, services, uses)
d. (CIRI TAMBAHAN: Our distinctive competence. ( How do we operate?/How we do it "differently","better", "more effectively" than others)
e. ringkas, padat, mudah difahami dan diingati

f. fokus kepada apa yang diingini untuk memenuhi keperluan pelanggan

g. realistik dan boleh dicapai

h. mencerminkan ciri-ciri keunikan/nilai-nilai/prinsip pegangan utama organisasi dalam memenuhi tujuan kewujudannya.




2.3 Pernyataan visi/wawasan organisasi anda perlu menekankan perkara-perkara berikut:
a. hasrat yang diimpikan dalam jangkamasa 3 – 5 tahun kehadapan (penetapan haluan)
b. boleh mencabar semua ahli organisasi untuk bekerja bersama bagi mencapai kejayaan.
c. boleh menjadi sebagai penyemarak motivasi dan komitmen semua staf untuk bekerja bersama bagi mencapai kejayaan
d. menunjukkan perubahan yang realistik/boleh dicapai
e. mengintegrasikan setiap bahagian/bidang/unit dalam organisasi
f. merungkai paradigma baru setiap staf
g. asas kepada pemangkin prestasi
h. meningkat kemampuan untuk berubah
i. meningkatkan daya kepimpinan
j. pernyataan yang ringkas, padat, mudah difahami dan diingati
k. jelas menunjukkan faktor kejayaan kritikal (key success factor areas) atau jelas.
l. menunjukkan pengukuran/indikator pencapaian misi organisasi

2.4 Adakah dijelaskan nilai dan prinsip yang dipegang oleh ahli organisasi dan kepentingannya dalam mencapai misi dan visi

2.5 Adakah pernyataan piagam pelanggan dibina berasaskan keperluan/kehendak pelanggan (murid, guru, ibu bapa, PPD/JPN/KPM & komuniti)

2.6 Adakah slogan, moto, rekabentuk logo & warna korperat di hubungkaitkan dengan Misi dan Visi


FASA KETIGA : PENGUMPULAN MAKLUMAT DAN ANALISIS STRATEGIK ORGANISASI ( STRATEGIC ANALYSIS )

3.1. Penilaian persekitaran organisasi (pengumpulan dan penganalisaan maklumat organisasi) meliputi perkara-perkara berikut:
a. kelebihan/keupayaan/kekuatan semua aspek dalaman organisasi untuk mencapai misi dan visi
b. kekurangan/ketidakupayaan/kelemahan semua aspek dalaman organisasi untuk mencapai misi dan visi
c. peluang/kelebihan dari persekitaran luar yang meliputi PEST untuk mencapai misi dan visi
d. ancaman/halangan dari persekitaran luar yang meliputi PEST untuk mencapai misi dan visi
e. perubahan dan arah aliran (trends) pada tempoh 3-10 tahun kehadapan
f. keperluan pihak berkepentingan (stakeholders)
g. keputusan prestasi strategi-strategi yang lepas bersama penandaarasan (Benchmarking) bagi setiap strategi berkenaan


FASA KEEMPAT: PEMILIHAN KEUTAMAAN STRATEGIK (STRATEGIC CHOICE)

4.1 Menjana isu-isu strategik berdasarkan kesimpulan analisis KLAP (SWOT), halatuju dan mandat.
4.2 memilih isu yang strategik mengikut prioriti (tidak lebih dari 5 isu pada satu bidang: contoh Kurikulum,HEM, Kokurikulum, Pengurusan Sumber Manusia dll)
4.3 menyatakan matlamat strategik berasaskan isu-isu strategik yang telah dipilih
4.4 mengenalpasti faktor kejayaan kritikal (CSFs)
4.5 menentukan indikator prestasi utama (key performance indicators) berasaskan CSFs dan membina sasaran jangka panjang kepada setiap matlamat.
4.6 bina objektif jangka panjang dan pendek berasaskan aktiviti 4.5 di atas.
4.6.1 pastikan objektif konsisten dengan pernyataan visi dan misi
4.6.2 pernyataan objektif dibina berasaskan kriteria SMART (specific, measurable, attainable, reliable and timing in nature)
4.7 setiap strategi (pendekatan atau kaedah utama untuk mencapai objektif) menyokong dengan sekurang-kurangnya satu objektif atau matlamat
4.8 mengunakan maklumat dari analisis persekitaran untuk menjana dan memilih strategi
4.9 perkara-perkara yang diberi pertimbangan semasa memilih strategi:
a. tahap kesukaran proses kerja
b. kompetensi staf yang bertanggungjawab
c. sumber kewangan dan kos pembiayaan terlibat
d. kemudahan infrastruktur dan peralatan
e. andaian keupayaan mengatasi halangan
f. andaian hasil yang dijangkakan/ impaknya untuk mencapai objektif, matlamat/isu, misi dan visi
g. akur/kepatuhan dengan mandat/arahan
h. rekod keberkesanan pelaksanaan yang lepas
i. kesesuaian dengan persekitaran terkini

4.10 mengutamakan mereka yang terlibat dengan proses berkenaan dalam menjana dan memilih strategi
4.11 mengunakan instrumen kualiti atau statistikal dalam menjana dan memilih strategi
4.12 membuka peluang penglibatan seluas-luasnya kepada semua staf dalam menjana dan memilih strategi
4.13 memupuk rasa kesepunyaan (sense of ownership) dan komitmen semua staf kepada strategi terpilih
4.14 membentang draf pertama pelan strategik untuk disemak oleh semua staf
4.15 mengunakan penandaarasan (benchmarking) untuk mendapat idea/maklumat untuk menjana strategi baru .
4.16 mewujudkan suasana kerja organisasi yang menggalakkan staf berfikir secara kreatif
4.17 Memstikan bahawa setiap strategi disokong dengan sekurang-kurangnya satu pelan tindakan/taktikal

4.18 Pelan taktikal/tindakan mempunyai maklumat-maklumat berikut:
a. tindakan
b. tanggungjawab
c. tempoh masa pelaksanaan
d. indikator prestasi
e. sumber: kos, peralatan, manusia dll
f. hasil yang diinginkan (output)
g. pelan kontingensi (jika perlu)
h. (tambahan: menghubungkan pelan tindakan dengan pelan belanjawan)
4.19. pelan operasi (operational) dibina bagi menjelaskan dengan lengkap tugas/ prosedur kerja yang akan dilakukan bagi setiap pelan tindakan pada bahagian 12 di atas.
4.20 rajah carta aliran kerja, carta gantt digunakan dalam pembinaan pelan operasi.
4.21 pelan kontingensi bagi menyokong strategi atau pelan tindakan atau pelan operasi yang kritikal.

FASA KELIMA: PELAKSANAAN STRATEGIK (STRATEGIC IMPLEMENTATION)

5.1 menumpu perhatian terhadap isu-isu implementasi yang utama supaya implementasi lebih berkesan:
a. kepimpinan
b. komunikasi berkesan
c. pengurusan perubahan secara strategik
d. pembinaan pasukan (teambuilding)
5.2 Tindakan pengawalan dan penyeliaan meliputi:
a. kawalan proses (input-proses-output): Ukur prestasi bersasaskan KPI yang telah ditetapkan. Pendekatan Balanced Scorecard boleh digunakan.
b. melakukan audit kualiti dalaman
c. mesyuarat khas kajian semula pengurusan sekurang-kurungnya sekali setahun
d. mengambil tindakan pembetulan dan penambahbaikan secara sistematik
e. menyelenggara rekod-rekod hasil proses dengan baik dan teratur bagi tujuan kawalan proses, bukti kecekapan dan keberkesanan proses







5.3 Pusingan semula proses perancangan strategik
Secara realistic, tidak semua perancangan berjalan seperti yang diinginkan. Beberapa tindakan tidak tercapai sasaran. Setengah strategi tidak berkesan. Ada objektif terlepas sasaran. Oleh itu apakah tindakan pembetulan yang boleh diambil. Prosedur bagi membuat tindakan pembetulan perancangan strtaegi seperti berikut:
Pertama: Anda boleh tukar jadual pelan operasi.
Kedua: Anda boleh tukar taltik yang dijalankan untuk laksana strategi.
Ketiga: Anda boleh tukar strategi.
Keempat: sebagai tindakan terakhir, anda boleh menyemak kembali objektif anda, adakah KPI dan sasarannya boleh dicapai dan realistic pada tempoh masa yang ditetapkan serta cabaran dari persekitaran . Cuba lihat hasil selepas itu
5.4